Dominanta Base & Direct na zlecenie Hitachi Data Systems Polska Sp. z o.o. zorganizowała konferencję „Hitachi Content Forum – Kropla informacji – morze inspiracji”.

Konferencja odbyła się 6 listopada 2009 w Hotelu Radisson w Warszawie. Uczestniczyło w niej 160 lokalnych partnerów i klientów Hitachi. Wieczorem uczestnicy konferencji byli gośćmi Teatru Syrena, gdzie specjalnie dla nich wystawiono spektakl „Klub Hipochondryków”. Wieczór zakończył się uroczystym bankietem w foyer teatru.

Organizacja konferencji połączonej z wieczornym spektaklem i bankietem została oceniona bardzo wysoko zarówno przez gości konferencji, jak i naszych zleceniodawców zarówno z Warszawy jak i z centrali w Wiedniu. Zastosowany przez nas sposób komunikacji z potencjalnymi uczestnikami oraz opracowana przez nas formuła konferencji zaowocowała wyjątkowo wysoką frekwencją.

Nasza praca i odpowiedzialność objęła wszystkie – poza merytoryczną zawartością konferencji – obszary związane z organizacją tego rodzaju przedsięwzięcia.
Do naszych zadań należały:

Bazy danych, telemarketing

- przygotowanie i uzupełnienie listy teleadresowej gości w oparciu o przekazaną bazę danych
- wysyłka zaproszeń: mailowo i tradycyjnie pocztą.
- potwierdzenie liczby gości poprzez kontakt telefoniczny z każdym z zaproszonych, prowadzony według ustalonego skryptu, przez specjalnie w tym celu przeszkolonych, telemarketerów.

Logistyka

wynajęcie sali konferencyjnej oraz teatru wraz z foyer
opracowanie planu przebiegu konferencji: prezentacje firmowe, prezentacje indywidualne, przerwy kawowe, przerwa na obiad etc.
dostosowanie wyposażenia technicznego sali konferencyjnej do ilości uczestników
i wymagań organizatorów – nagłośnienie, tłumaczenie symultaniczne, projekcja filmu reklamowego
aranżacja ustawienia sali konferencyjnej, ustawienie materiałów reklamowych, bannerów
aranżacja hallu – recepcja, punkty informacyjne firm uczestniczących, przerwy kawowe
organizacja i obsługa recepcji, przeszkolenie recepcjonistów i nadzór nad ich pracą
organizacja bufetu w trakcie antraktu przedstawienia w teatrze Syrena
organizacja bankietu w foyer dla 300 osób po przedstawieniu


Poligrafia

przygotowanie graficzne i produkcja materiałów konferencyjnych – zaproszenia, koperty, materiały konferencyjne dla uczestników, bannery informacyjne i reklamowe
opracowanie graficzne i produkcja gadżetów reklamowych z logo Hitachi - torby, teczki, identyfikatory, smycze, pen drive z prezentacjami poszczególnych wystąpień, filmem reklamowym Hitachi i programem konferencji

PR

koncepcja nazwy konferencji
opracowanie tekstu zaproszenia wysyłanego pocztą
opracowanie skryptu rozmów telefonicznych
przeprowadzenie rozmów telefonicznych z zaproszonymi gośćmi
telefoniczne udzielanie informacji osobom zainteresowanym konferencją, potencjalnym uczestnikom
opracowanie grafiki druków, materiałów reklamowych, kopert etc.
opracowanie tekstów i grafiki bannerów informacyjnych i reklamowych wykorzystanych podczas konferencji i gali

Dokumentacja

obsługa fotograficzna konferencji, zdjęcia przesłane bezpośrednio do wiedeńskiej filii Hitachi oraz wysłane pocztą na płycie CD
przygotowanie, zebranie i opracowanie ankiet ewaluacyjnych


Nasze doświadczenie jest do Państwa dyspozycji. Zapraszamy do współpracy.

Galeria